Kort svar: En telefonpolicy er et kort dokument som avklarer hva firmatelefonen kan brukes til, hvem som betaler hva, hvilke sikkerhetskrav som gjelder, og hva som skjer når noen slutter. Uten policy oppstår de samme konfliktene igjen og igjen: uventede regninger fra utlandet, apper ingen har godkjent, og telefoner som forsvinner med tidligere ansatte.
Hvorfor bedriften trenger en telefonpolicy
Mobiltelefonen er i dag arbeidsverktøyet flest ansatte bruker mest, samtidig som den er full av private apper, bilder og kontoer. Da må tre hensyn balanseres: bedriftens behov for sikkerhet og kostnadskontroll, den ansattes personvern, og skattereglene som slår inn når arbeidsgiver dekker abonnementet.
En god policy trenger ikke være lang. Én til to sider holder for de fleste små og mellomstore bedrifter, så lenge den svarer tydelig på spørsmålene under og er kjent for alle som har firmatelefon.
Dette bør telefonpolicyen regulere
Privat bruk og innhold
Avklar om telefonen kan brukes fritt privat (vanligst), og hva som eventuelt ikke er greit. Vær konkret på innholdstjenester: donasjoner, stryking av apper med abonnementsfeller og kjøp som faktureres via mobilregningen. Skattereglene har en egen grense her – arbeidsgiver kan dekke fellesfakturerte innholdstjenester skattefritt for inntil 1 000 kroner i året.
Sikkerhet og administrasjon
Sett minimumskrav: skjermlås, oppdatert operativsystem, og at telefonen er meldt inn i bedriftens administrasjonsløsning. Med MDM (mobiladministrasjon) kan bedriften skille jobbdata fra private data, fjernslette jobbinnhold ved tap og styre hvilke apper som får tilgang til bedriftens systemer – uten å røre det private.
Kostnader, utland og databruk
Beskriv hva abonnementet dekker, og hva den ansatte selv må dekke. Utenlandsbruk er den vanligste kilden til overraskelser: EU/EØS er normalt inkludert i norske abonnement, mens innhold, spesialnumre og bruk utenfor EU/EØS kan koste mye. Si tydelig fra om hva som gjelder ved ferie utenfor Europa og ved tjenestereiser.
Utstyr, skader og utskifting
Avklar hvem som eier telefonen, hva som skjer ved skade eller tap, og når enheten byttes ut. Her henger policyen sammen med innkjøpsmodellen – se vurderingen av å kjøpe eller lease firmatelefoner, som også påvirker hva som er praktisk ved utskifting.
Når noen slutter
Bestem på forhånd om den ansatte kan overta nummeret og eventuelt kjøpe ut telefonen, hvordan jobbdata slettes, og når tilganger stenges. Dette er også regulert: e-postkasse og lagringsområder skal avsluttes ved arbeidsforholdets opphør, og opplysninger som ikke trengs i driften skal slettes innen rimelig tid.
Innsyn i ansattes telefon: dette sier reglene
Innsyn i e-post og elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til disposisjon – firmatelefonen inkludert – er regulert i en egen forskrift med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 9-5. Hovedreglene er strenge, og de kan ikke avtales bort til ugunst for den ansatte:
- Innsyn er bare tillatt når det er nødvendig for den daglige driften eller andre berettigede interesser i virksomheten, eller ved begrunnet mistanke om grovt brudd på arbeidsforholdets plikter.
- Den ansatte skal så langt som mulig varsles og få uttale seg før innsynet, kan være til stede, og kan la seg bistå av tillitsvalgt.
- Gjennomføres innsyn uten varsel, skal den ansatte få skriftlig underretning etterpå, med informasjon om metode, hva som ble åpnet og resultatet.
- Generell overvåking av ansattes bruk av telefonen er ikke tillatt – unntaket er administrasjon av nettverket og oppklaring av sikkerhetsbrudd.
Datatilsynet fører tilsyn med reglene. Bruker ansatte privat telefon i jobben, gjelder ikke innsynsforskriften for selve enheten – da bør bedriften i stedet sikre jobbdata gjennom en MDM-løsning som skiller jobb og privat. En telefonpolicy som beskriver disse rammene ærlig, skaper tillit i stedet for mistenksomhet.
Skatt: fordelen må håndteres riktig
Dekker bedriften abonnementet og telefonen kan brukes privat, utløses fordelsbeskatning etter sjablongregelen: 4 392 kroner i året, 366 kroner per måned, uavhengig av hvor mange tjenester som dekkes. Policyen bør nevne dette, slik at ansatte forstår trekket på lønnsslippen. Hele regelverket, med regnestykker for både arbeidsgiver og ansatt, er forklart i guiden om skatt på firmatelefon.
Mal: telefonpolicy for ansatte
Punktene under kan kopieres og tilpasses bedriften. Stryk det som ikke passer, og hold språket like konkret som her:
- Hvem ordningen gjelder: hvilke roller som får firmatelefon, og hvilken modell (fri bruk, delvis dekning eller BYOD).
- Eierskap: telefonen og nummeret tilhører bedriften, med mindre annet er avtalt skriftlig.
- Privat bruk: tillatt i normalt omfang. Innholdstjenester og kjøp over mobilregningen dekkes inntil [beløp] per år.
- Sikkerhet: skjermlås og oppdatert programvare er påkrevd. Telefonen registreres i bedriftens MDM-løsning før første gangs bruk.
- Apper og data: jobbdata lagres i bedriftens godkjente apper. Private apper skal ikke gis tilgang til bedriftens filer.
- Utland: bruk i EU/EØS er inkludert. Ved reiser utenfor EU/EØS avtales dekning med nærmeste leder på forhånd.
- Tap og skade: meldes umiddelbart til [rolle]. Bedriften dekker reparasjon eller erstatning ved normal bruk.
- Utskifting: telefoner byttes normalt etter [antall] år, eller ved behov som godkjennes av [rolle].
- Innsyn: bedriften følger forskriften om innsyn i e-post og elektronisk lagret materiale. Innsyn skjer bare på vilkårene der, normalt med varsel.
- Skatt: ordningen innebærer fordelsbeskatning etter sjablongregelen (366 kroner per måned i skattegrunnlag).
- Ved opphør: telefonen leveres tilbake [eller: kan kjøpes ut etter takst], nummeret [beholdes av bedriften / kan overtas], og jobbdata slettes.
- Brudd på policyen: håndteres som andre brudd på interne retningslinjer, i dialog med den ansatte.
Slik innfører dere policyen
Forankre policyen i ledelsen, gå gjennom den med de ansatte – gjerne med tillitsvalgt der det finnes – og la alle bekrefte at den er lest. Legg den der ansatte faktisk finner den, og sett en fast årlig gjennomgang: satser, sikkerhetskrav og leverandøravtaler endrer seg. Husk at forskriftens regler om innsyn ikke kan fravikes til ugunst for de ansatte, uansett hva policyen sier.
Relatert hos oss
- Mobiladministrasjon (MDM) av firmatelefoner
- Kjøpe eller lease firmatelefoner?
- Skatt på firmatelefon: satser og regler
- Mobilsikkerhet i bedriften
- Kostnadskontroll på mobil i bedriften
Kilder og videre lesning
- Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (Lovdata)
- Datatilsynet: Innsyn i e-post og filer
- Skatteetaten: Elektronisk kommunikasjon som naturalytelse
Vil dere ha bedre avtale på firmatelefonene?
En ryddig policy er første steg – riktig avtale er neste. Sammenlign tilbud på firmatelefoner og mobil til ansatte, uforpliktende og gratis.